Päckchen

DHL Paket vs Digital Dokument & Geschenk Versand

Dokumenten-Versand digital

Max Devitalia sagt der Trend, Rechnungen sowie die Geschäftspost und somit auch Dokumente, Büchersendung und Geschenk elektronisch zu versenden, nimmt immer mehr zu. Dadurch steigen auch die Anforderungen an die Sicherheit. Deshalb ist bei PDF-Dokumenten eine elektronische Verschlüsselung sinnvoll, um diese dann sicher zu versenden und vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

Hier wird von einigen Anbietern ein Kryptographie-Verfahren eingesetzt, mit dessen Hilfe dann elektronische Daten für Unbefugte unleserlich gemacht werden können. Dabei werden die hier zur Verfügung gestellten Informationen codiert. Nur diejenigen Personen, die hierzu über den richtigen Schlüssel verfügen, können diese Codierung wieder rückgängig machen und dadurch werden dann die Daten in ihrer ursprünglichen Ausführung wieder lesbar. Somit sind dann sensible und personenbezogene Daten in wichtigen Dokumenten zuverlässig geschützt.

Dabei kommen hier, um Daten, wie PDF-Dokumente, sicher zu verschlüsseln, unterschiedliche Verfahren zum Einsatz. Der Unterschied bei diesen Verfahren liegt in dem Umfang, was die Sicherheit anbelangt und auch in der Speicherbelastung für das System. Hier gibt es im Grundsatz 2 unterschiedliche Verschlüsselungsarten. Dazu gehören die asymmetrische sowie die symmetrische Verschlüsselung. Bei der symmetrischen Verschlüsselung wird für das Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsverfahren derselbe Schlüssel verwendet. Bei der asymmetrischen Verschlüsselung gibt es einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Dieses Verfahren kommt schwerpunktmäßig bei einem externen Datenaustausch zum Einsatz.

Durch die Einführung der neuen EU DSGVO wird der Datenschutz immer wichtiger. Dabei unterliegen alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, dieser neuen Verordnung. Danach müssen für die Verarbeitung und die Speicherung und für den Versand dieser Daten strenge Vorgaben erfüllt werden. Wenn dann in einem Beleg, wie beispielsweise bei einer Rechnung, Adressen, Namen sowie andere personenbezogene Daten erfasst werden, kommt diese neue Verordnung zum Einsatz.

Dabei ist dann eine wirksame Maßnahme zur Erfüllung der dort vorgeschriebenen Verschlüsselung der Dokumente beispielsweise ein Passwortschutz oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der dann ein Passwort zum Öffnen der Datei über ein anderes Medium, wie zum Beispiel eine SMS, versendet wird.